Regulamin Świadczenia Usług
Ostatnia aktualizacja: 22 czerwca 2026
1. Postanowienia ogólne
Niniejszy Regulamin określa zasady świadczenia usług przez mellow-moor z siedzibą w Warszawie przy ul. Marszałkowskiej 58, 00-545 Warszawa, Polska, zwanego dalej Usługodawcą.
Regulamin obowiązuje od dnia 22 czerwca 2026 r.
2. Definicje
- Usługodawca – mellow-moor, świadczący usługi w zakresie systemów wyszukiwania i zarządzania dokumentami
- Klient – osoba fizyczna, osoba prawna lub jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej, korzystająca z usług Usługodawcy
- Usługi – usługi oferowane przez Usługodawcę, w tym digitalizacja archiwum, wdrażanie systemów wyszukiwania dokumentów, automatyzacja obiegu dokumentów oraz inne usługi wymienione w ofercie
- Umowa – umowa o świadczenie usług zawarta między Usługodawcą a Klientem
3. Zakres usług
Usługodawca świadczy usługi w następujących obszarach:
- Digitalizacja archiwów papierowych
- Wdrażanie systemów wyszukiwania dokumentów
- Automatyzacja obiegu dokumentów
- Rozpoznawanie i ekstrakcja danych z dokumentów
- Audyt i konsultacja w zakresie zarządzania dokumentacją
Szczegółowy zakres każdej usługi określa indywidualna umowa zawarta z Klientem.
4. Zasady zawierania umów
Umowa o świadczenie usług zostaje zawarta w momencie:
- Podpisania pisemnej umowy przez obie strony, lub
- Akceptacji oferty przesłanej przez Usługodawcę w formie elektronicznej
Przed zawarciem umowy Usługodawca może przeprowadzić rozmowę wstępną w celu ustalenia potrzeb Klienta i przygotowania odpowiedniej oferty.
5. Ceny i płatności
Ceny usług są określane indywidualnie dla każdego Klienta i podawane w ofercie lub umowie.
Płatności dokonywane są przelewem bankowym na rachunek Usługodawcy w terminie określonym w fakturze, chyba że umowa stanowi inaczej.
W przypadku opóźnienia w płatności Usługodawca może naliczyć odsetki ustawowe za zwłokę.
6. Obowiązki Usługodawcy
Usługodawca zobowiązuje się do:
- Świadczenia usług z należytą starannością, zgodnie z zawartą umową
- Zachowania poufności informacji otrzymanych od Klienta
- Poinformowania Klienta o wszelkich okolicznościach mogących wpłynąć na wykonanie umowy
- Świadczenia wsparcia technicznego w zakresie określonym w umowie
7. Obowiązki Klienta
Klient zobowiązuje się do:
- Współpracy z Usługodawcą w zakresie niezbędnym do realizacji usługi
- Dostarczenia materiałów i informacji niezbędnych do wykonania usługi
- Terminowej płatności za świadczone usługi
- Poinformowania Usługodawcy o wszelkich okolicznościach mogących wpłynąć na wykonanie umowy
8. Odpowiedzialność
Usługodawca ponosi odpowiedzialność za niewykonanie lub nienależyte wykonanie usługi na zasadach określonych w Kodeksie Cywilnym.
Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za:
- Szkody wynikające z nieprawidłowych lub niekompletnych danych dostarczonych przez Klienta
- Szkody powstałe z przyczyn leżących po stronie Klienta
- Utracone korzyści Klienta
Całkowita odpowiedzialność Usługodawcy w ramach jednej umowy jest ograniczona do wartości wynagrodzenia należnego za daną usługę.
9. Poufność
Strony zobowiązują się do zachowania w tajemnicy wszelkich informacji poufnych uzyskanych w związku z realizacją umowy.
Obowiązek zachowania poufności obowiązuje przez czas trwania umowy oraz przez okres 3 lat po jej zakończeniu.
10. Rozwiązanie umowy
Umowa może zostać rozwiązana:
- Za porozumieniem stron
- Przez każdą ze stron z zachowaniem 30-dniowego okresu wypowiedzenia
- Ze skutkiem natychmiastowym w przypadku istotnego naruszenia postanowień umowy przez drugą stronę
W przypadku rozwiązania umowy Klient zobowiązany jest do zapłaty za usługi wykonane do dnia rozwiązania.
11. Reklamacje
Klient ma prawo zgłosić reklamację w przypadku stwierdzenia nieprawidłowości w świadczonych usługach.
Reklamacja powinna zostać zgłoszona na adres: [email protected] w terminie 14 dni od stwierdzenia nieprawidłowości.
Reklamacja powinna zawierać opis problemu oraz oczekiwania Klienta.
Usługodawca rozpatrzy reklamację w terminie 14 dni roboczych od jej otrzymania i poinformuje Klienta o sposobie jej rozpatrzenia.
12. Dane osobowe
Zasady przetwarzania danych osobowych określa Polityka Prywatności oraz informacja o przetwarzaniu danych osobowych (RODO).
13. Zmiany Regulaminu
Usługodawca zastrzega sobie prawo do wprowadzania zmian w Regulaminie.
O zmianach Klienci zostaną poinformowani poprzez publikację zaktualizowanego Regulaminu na stronie internetowej.
Zmiany wchodzą w życie w terminie 14 dni od daty publikacji.
Umowy zawarte przed wejściem w życie zmian są realizowane na dotychczasowych zasadach, chyba że strony postanowią inaczej.
14. Postanowienia końcowe
W sprawach nieuregulowanych niniejszym Regulaminem mają zastosowanie przepisy Kodeksu Cywilnego oraz inne właściwe przepisy prawa polskiego.
Spory wynikające z realizacji umów będą rozstrzygane przez sąd właściwy dla siedziby Usługodawcy.
15. Kontakt
Wszelkie pytania dotyczące Regulaminu można kierować na adres: